對 hubspot 有興趣的朋友也可以參閱以下文章來瞭解：
自動化的力量 – hubspot workflow
但使用 hubspot workflow 要付費。
在今天競爭激烈的個人以及商業環境中，尋求各種方法來提升效率和成效已經是非常普騙的技能、工作方式。其中一種關鍵方法就是利用自動化工具來優化整個流程。
HubSpot Workflow 就是這樣一個 base 在他工具本身的強大自動化工具，它可以幫助企業自動化各種繁瑣的任務，從而節省時間、降低成本，當然最終目標就是提升組織的整體業績。
什麼是 HubSpot Workflow？
HubSpot Workflow 是一種自動化工具，它使企業能夠設計和實施自動化的業務流程。這些流程可以包括市場營銷、銷售和服務活動，從而確保團隊專注於最重要的任務，同時自動處理較為常規的工作。
我簡單舉幾個例子：
- 我們設計了三種不同版本的 EDM，一種作為起頭，另外兩種作爲起頭 EDM 之後的區隔。而當我們寄送了起頭 EDM 後，我們為收件者設定了兩種不同的條件判斷：開啟信件、開啟信件後點擊信件內連結的收件者。這兩種收件者後者應該會是 Win rate 更高的，讓 Workflow 判斷後面的使用者我們提供另外一個版本的 EDM 給對方，使用最直接以及優惠的方式直接勾起對方的興趣。而另一個收件者（只開啟信件）的則是提供我們最新的內容資訊，持續培養他。
- 銷售團隊在 hubspot 當中進行到了 50% 的階段，這時候 workflow 可以定義 50% 時該提供哪些任務給業務以及提供哪些關鍵資訊給公司內部的其他部門（像是評估技術可行性、進度通知主管、報告績效等），這些資訊可以是 Ticket、信件通知、Slack 通知等。
- 技術團隊收到評估該客戶的可行性後，執行評估作業，hubspot 的 Ticket 系統一樣可以依照這些 Ticket 的進程去自動化的提供相關資訊給業務們。例如：評估該網站確認可行，技術團隊將 Ticket 移動到 Completed 的階段後填上相關資訊，讓這個 Ticket 的相關資訊寄送給業務，收到通知的第一時間就可以確定該客戶能夠進行下一階段的討論。
自動化對提升業務效率的影響
自動化不僅僅是只有節省時間這個好處。還可以幫助企業更一致地執行任務，減少人為錯誤，並提供更好的客戶體驗。通過自動化，企業可以確保每一個客戶接觸點都是高品質和一致的，這對於建立品牌信譽和忠誠度至關重要。
我看過太多的部門或者組織（可能也真的不算很多，但一定會有）都認爲：
- 啊這個東西傳一下訊息不就好了？
- 啊這個用表單做一下不就好了？
- 啊這個去講一下不就好了？
- 啊這個就這樣那樣一下不就好了？
YES，你全部都對，”這樣一下就好了”，沒有錯！
但就是這種態度導致了後面所有的狀況。有些雞毛蒜皮的小事的確根本不需要用到 Workflow 來處理（諸如 Zapier），但這些人沒有意識到一點：「這是結構性問題。」
一個流程的制定會有非常多的節點，這些節點會因為牽涉的人員、部門、制度而有不同的變化以及障礙。很多事情確實有它很簡單就可以處理掉的方式，但當這些節點越來越多、牽涉的部門越來越多、制度越來越多時，你要回頭一次砍掉重練會痛苦非常多。（相信很多人都聽過”技術債”這樣的字眼）
你客戶只有 10 家時用表單統計很容易也非常有效率 ; 你客戶有 100 家同時要計算 Win & Lose rate 時用表單一樣可以很容易的統計這些項目出來 ; 你客戶有 250 家、500 家、1000 家同時要計算 Win & Lose rate、Lead time、Log call、Meeting、Mail & Mail reply、LTV(Lifetime value)… 你要回頭統整這些時，都已經要比一開始花費更多更多沒有必要的成本了。而且最嚴重的還是落在人員的習慣上，當這些人員都習慣這麼做之後，要改變就會變得非常困難。
HubSpot Workflow 基礎
Workflow 的概念
Workflow，或工作流程是指一系列自動化的步驟，旨在完成特定的業務任務或達成特定目標。在 HubSpot 中，Workflow 可以用於各種目的，從自動回應客戶到推動銷售過程，甚至可以用到資料格式的轉換或者條件的前置設定。
HubSpot 提供的不同類型的 Workflow
HubSpot 的 Workflow 功能強大而靈活，可應用於不同的場景，包括：
- Contact Workflow：針對潛在客戶和現有客戶的互動和溝通。
- Company Workflow：用於管理和自動化與公司相關的流程。
- Deal Workflow：自動化銷售過程中的各個階段，甚至自動計算你所需要的數據。
- Ticket Workflow：使用 Ticket 來確認銷售階段，達到內外的任務以及需求管理。
- Quote Workflow：依照報價單來進行自動化觸發，可用於報價單產出或者傳送後的自動化。
- Conversation Workflow：從對話當中觸發後續自動化，可判斷語句來自動 assign 給對應客服人員
這些 Workflow 使企業能夠針對特定的目標群體和業務需求設計客制化的自動化策略。
開始使用 HubSpot Workflow
開始使用 HubSpot Workflow 之前，我們需要先明確的知道這些流程上哪些節點是可以被省略的，絕對不要為了設置自動化而設置。千萬要注意這一點！因為這些項目太方便了，有可能設置到最後你與伙伴們都走火入魔，搞到為原本沒有必要存在的節點或者流程設定了自動化。
創建 HubSpot Workflow 的步驟
從零開始創建 Workflow
創建 Workflow 是一個既直觀又靈活的過程，可以根據企業的具體需求進行調整。以下是從零開始創建 Workflow 的基本步驟，我後面會舉實際案例：
- 選擇 Workflow object 和類型：首先，確定 Workflow 將涉及的物件類型，例如 Contact、Company 或 Deal。
- 設定觸發條件：決定哪些條件將觸發 Workflow。這可能是基於特定的客戶行為、交易狀態或其他條件。
- 添加動作：根據 Workflow 的目標，添加一系列自動化動作，如發送郵件、創建任務或更新記錄。
- 設置時間表：決定動作執行的時間和順序。
- 測試並啟用 Workflow：在啟用 Workflow 之前，記得要進行測試以確保一切順暢運作。
關於條件設定有三點：
設定 Enroll 條件（設定觸發條件）
Enroll 條件是決定何時啟動 Workflow 的關鍵。這些條件可以基於多種因素，例如：
- 客戶行為（如點擊鏈接、訪問網頁等）。
- 客戶資料更改（如更新電子郵件地址）。
- 特定日期或時間事件。
基於過濾器和事件的觸發條件
| Action | What the action does |
| Based on single property value (Value equals) | Use this type of branch to send enrolled records down paths based on properties and the outcomes of previous actions. This type of branch cannot be configured with AND and OR criteria. Each branch can create up to 250 unique branches for a single property. |
| Based on matching filter criteria (If/then) | Direct enrolled records down a certain path based on filter criteria. You can use AND and OR criteria when setting up this type of branch. |
| Based on a single action outcome (value equals) | Direct enrolled records down a certain path depending on the status of an action from earlier on in the workflow. For example, branch on the Delay status of a Delay until date action to separate records who entered the delay before and after the defined date. |
| Based on random percentage (random split) (Marketing Hub Professional and Enterprise only) | Randomly split enrolled records into evenly sized groups for workflow experimentation. |
設定觸發條件後，接著後面發生的任何事件你可能會有許多不同的狀況要因應而給與不同的通知或者動作。像是客服端收到了客戶來詢問問題，客服在第一階段判斷這是技術問題無法處理時，可以轉交由工程部門的 FAE 協助，讓 hubspot 自動建立 Ticket 並且通知給相關人員然後跑後面的自動化。
甚至在問題完成後自動通知給客戶，將文件以及解決方案自動送出。如果這位客戶不是實際我們的客戶，還可以自動將他匯入資料庫當中，做為一個潛在客戶角色，未來我們可以針對這個角色去做更多利用和培養。
啟用 Re-Enroll 條件功能
Re-enrollment 的使用在於有些 action 你需要 workflow 重複執行時，我們可以勾選下方你所需的條件來決定是否要讓這個 workflow 重複執行。這比較多會用在類似 CRM 的 score 機制上，爲這個 contact 重新評分等等，或者在有需要時重複寄送說明信件給這個人。
實際建立 Deal Workflow 的案例
- 首先我們要確定設定這個 workflow 的目的是什麼？
- 接著我要做的就是新增一個 Property 叫做：Deal Link。
- 新增完畢後，Deal Link 會是空的，所以我接著要使用 workflow 來幫忙我將 Deal Link 設置上去。
- 首先 Trigger 的設置：
- 當 Record ID 存在時（Record ID is known.）
- 沒有其他篩選需求的話，下一步就是建立 Action：
- 選擇「Set property value」
- 設定 Deal Link 的 Value 格式：https://app.hubspot.com/contacts/{Account ID}/record/0-1/{Recoed ID}
- 完成，測試 Deal Link 是否有被建立。
這邊你會發現我很強調目的的重要性，你目的沒有確認好的話真的會像無頭蒼蠅一樣的在設定這些項目。而且甚至連條件該怎麼執行都有一大堆疑問。
Workflow Details 監控狀況
最後千萬不要以爲設定完成後就都沒有問題了，要隨時注意 Workflow 的執行狀況。在 Workflow Details 的 Issues 頁籤當中可以查看目前 Workflow 執行後發生哪些錯誤。
以上圖來說，我設定的 Workflow 當中的 E-mail 沒有辦法正常寄送，有可能是 E-mail 設定錯誤、收件者端的狀況或者帳戶有問題等，後續我們才可以在這些人跟我們說他們怎麽沒收到信件前先釐清問題而後處理問題。
現在 no-code 真的非常流行，讓我這種不會寫 code 的人大大了提升效率，而且只要對整個 flow 有一定的概念跟聯想，你一定可以很順手的將所有節點連結在一起，達到快速在每個管道當中佈達你想提供給客戶的資訊，減少這些機會的流失。
