Zapier

我大概是在五年前接觸自動化，hubspot workflow 的設置讓我得到許多觀念。其實這件事隨處可見，CRM 使用 automation 也是基礎中的基礎，例如會員在註冊後的 30 天後收到一封含有折扣碼的 EDM。只是比起你「會哪些 App 之間的串聯」，我覺得更加重要的是「做這件事，你看到的框架是什麼？」更加重要。 這篇文章我想深入說明關於「自動化思維」的重要性，同時希望可以提供一套實用的框架，幫助大家在組織中順利推行並管理自動化流程。一步步來：如何找出適合自動化的環節？怎麼挑選合適的工具？如何在公司內部培養持續的自動化？掌握了這些訣竅，你的團隊就能在這些冗長的作業時間上得到解放，甚至是選擇不自動化而得到解放。 一、找出可自動化的工作 開始自動化之旅的第一步，就是找出那些適合自動化的工作環節。仔細觀察日常工作中，有哪些任務是重複性高、步驟固定的？或者做哪些事讓你特別賭爛、而且不斷輪迴的。 舉個例子，每天早上你可能都要花時間整理各種報表，將數據匯總後再發送給團隊成員。這種工作雖然重要，卻相當耗時耗力。但透過 Looker studio，你可以設定在固定時間寄送報表，也能設置自動發送給相關人員。這樣一來，你就能將寶貴的時間用在更有價值的工作上。（不過其實很常是你完成了這件事後，而可以接更多工作而更忙...） 當然，並非所有重複性工作都適合自動化。在決定要不要自動化某個流程時，要權衡投入成本和可能獲得的效益。如果某個任務雖然重複，但每次執行時間很短，或者一個月只做一兩次，那麼自動化的效益可能就不太顯著。相反，如果是每天都要做、而且相當耗時的工作，自動化帶來的效益就會非常可觀。 更甚者，有一種狀況非常棘手：就是你根本不曉得完成這個流程自動化跟直接手動執行到底差了多少時間。但通常會有這種疑慮時，是這個項目的緊急程度已經非常高了才會這樣。所以當你遇到了 deadline 已經非常接近的任務時，我的建議是不要走火入魔想著要把這件事也自動化，因為往往任務完成時間都會來不及。但你可以嘗試讓這件事至少有 50% 的自動化比重，因為 50% 與這之上的完成度，工作時間有可能天差地別。 二、設定明確目標 找到了適合自動化的任務後，下一步就是設定清晰、可衡量的目標。這些目標應該具體到可以用數字衡量，比如「將報表生成時間從每天 2 小時縮短到 10 分鐘」，或者「將人工錯誤率從 5% 降低到 1% 以下」。 設定目標時，別忘了要與公司的整體策略保持一致。如果公司的重點是提高客戶滿意度，那麼自動化的目標就可以設定為「將客戶查詢的平均回覆時間從 24 小時縮短到 2 小時」。明確的目標不僅能幫助你評估自動化的成效，還能讓團隊成員更容易理解並支持這個項目。 目標設定是很多人都會遺漏的部分，我覺得這會非常可惜（包含我）。因為這種議題要量化其實非常困難，它不像業績目標一樣可以做到數字的統整統計。所以當你埋頭完成了這些自動化，卻無法量化的話，主管或者老闆其實很難去想像這之間的差異。除非他們本來就身在其中。 同時目標設定也是為自己所設置，這也會大大影響到自己的動機。 三、選擇合適的工具 市面上的自動化工具琳琅滿目，從簡單的任務自動化軟體到複雜的... 應有盡有。選擇工具時，要根據自己的需求和技術能力來決定。對於簡單的任務，像是資料整理或文件歸檔，可以考慮使用像 Zapier 或 Microsoft Power Automate（我沒用過） 這樣近乎 no-code 的平台。這些工具使用起來相對簡單，學習曲線不陡峭，適合沒有程式設計背景的人使用。…